Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el
momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar
entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio.
Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se
entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un
complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de
una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la
operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de
discrepancia futuras por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentación mercantil
se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales,
sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último
extremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envían al
Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de
contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los
asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor
será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran
empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes
atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al
mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo
mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los
departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las
ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar
al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del
tesorero. Tratándose de una organización de la clase que
hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear
una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que
intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está,
informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de
las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros
de contabilidad.
En conclusión, podemos decir que entra dentro de la
idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción
comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
- Certificar las anotaciones en los libros de
contabilidad.
- Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Con respecto a lo dicho en segundo término conviene
observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y
aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir
un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante
escrito y revestido de las características legales: puede decirse entonces que
aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en
un archivo de documentos bien organizado.
Nuestro Código de Comercio vigente
establece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas que:
"
Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban" :
a.
Con documentos públicos.
b.
Con documentos privados.
c.
Con facturas aceptadas.
d.
Con telegramas.
e. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.
Estos documentos mercantiles se
concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador
obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos
contables en los comprobantes de contabilidad.
Cuanto más grande sea la empresa
mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.
CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES
Dentro la idea de documentación
mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede
utilizar para:
·
Certificar los registros contables realizados en
libros de contabilidad.
·
Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Partiendo desde el segundo uso, podemos observar
que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos
casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son
clasificados en:
1.
Documentos Negociables. Son
todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos,
descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.
2.
Documentos no Negociables. Son
todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros
de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.
Clasificación De Los Documentos.
Documentos Negociables.
A continuación, se presenta todos
los documentos mercantiles utilizados en la práctica de la contabilidad.
2.
Pagares
3.
Cheques
4.
Recibos
5.
Facturas
6.
Vales
Necesidades E Importancia De La
Documentación Mercantil
La importancia de la documentación mercantil es tal
que ha creado normas especiales de carácter técnico y
disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos
documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de
simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa
constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de
mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una
norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al
Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una
solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo
establecido.
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