¿Qué son los libros contables?
Los
libros contables son aquellos archivos o documentos donde se plasma la
información financiera de la empresa, operaciones que se realizan durante un
periodo de tiempo determinado, y los cuales hay que legalizar de manera
periódica.
Los libros contables pueden ser de carácter
obligatorio o voluntario.
Los libros obligatorios son:
Los libros contables voluntarios
son:
Según el Código de Comercio, todo empresario deberá
llevar una contabilidad ordenada que permita el orden cronológico de sus
operaciones.
Los
empresarios deberán conservar los libros contables y cualquier documentación
relativa durante seis años, además de legalizar los libros mediante su
presentación en el Registro Mercantil donde la empresa tenga su domicilio
social.
El fin de legalizar los libros contables es el de
sellar la información presentada, de manera que no sea posible su manipulación
posteriormente.
A parte
de los libros contables, recordad que existen otros libros de carácter
obligatorio cuya presentación no es periódica, como, por ejemplo: el libro de
registro de socios, libro de actas o libro de acciones nominativas, los cuales
se legalizan una única vez al comienzo de la actividad de la empresa.
Plazo de presentación de los
libros oficiales
La presentación de los libros contables
obligatorios se debe realizar en el plazo de 4 meses contados desde el cierre
el ejercicio contable. Por ejemplo, si una empresa cierra su ejercicio el 31 de
diciembre, podrá presentar sus libros contables en plazo legal hasta el 30 de
abril del siguiente año.
Forma de presentación de los libros oficiales
Los libros contables se podrán presentar por
diferentes métodos:
- Papel:
libros encuadernados con páginas enumeradas para evitar modificaciones en
la composición.
- Soporte
magnético: entrega de cd o dvd que contenta la información a legalizar.
- Presentación
por vía telemática: a través de la web del Colegio de Registradores y disponiendo siempre
de firma electrónica.
¿Qué
son los registros contables? El registro contable es el
elemento físico en el cual se conservan los datos relacionados con las
operaciones de la empresa. Los registros contables son denominados “libros de
comercio” y el Código de Comercio se refiere a ellos con esta última denominación.
asiento contable es
el conjunto de anotaciones o apuntes contables que se hacen en
el Libro diario de contabilidad, que se realizan con la
finalidad de registrar un hecho económico que provoca una modificación
cuantitativa o cualitativa en la composición del patrimonio de una empresa y por tanto
un movimiento en las cuentas de una empresa.
En el sistema de partida doble, cada asiento se compone al
menos de dos anotaciones: una al debe y otra al haber. Estas dos posiciones
hacen movimientos inversos, y afectan al activo o al pasivo, y
se fundamentan por el hecho de que todo asiento afecta al menos a dos cuentas y
cada movimiento tiene una contra partida.
En todo caso, aunque nada
especifica la normativa legal, la siguiente información es usual:
·
Fecha de
la anotación.
·
Número
que hace el asiento a lo largo del ejercicio.
·
Cuentas
que intervienen (con su código y denominación).
·
Importes asociados
a cada cuenta, señalando si son cargos o abonos.
·
Breve
descripción de la operación.
Datos
del asiento contable
Tipos de clasificación del
asiento contable:
Tipos
de Asientos
·
Los asientos por su fondo: son registros que recogen al
inicio de un ejercicio la situación económica-financiera de la empresa en dicho
momento. Son el inverso de los asientos de cierre que se llevaron a cabo en el
ejercicio anterior.
·
Asientos operativos del
ejercicio: recogen,
en el orden cronológico, las operaciones con trascendencia contable que tienen
lugar en la empresa a lo largo de un ejercicio.
·
Asientos de ajuste: son registros que permiten
incorporar operaciones pendientes o desviaciones y distorsiones que al final
del ejercicio hayan sido detectadas, para alcanzar la imagen fiel de la
situación económico-financiera y patrimonial en esa fecha. Registran las calificadas
como operaciones de cierre de ejercicio, ajustes del valor de las existencias,
periodificaciones e imputaciones temporales, amortizaciones y pérdidas por
deterioro del valor de los elementos patrimoniales y provisiones.
·
Asientos de regularización: son registros formales de
carácter técnico que saldan y cierran las cuentas de gastos y ingresos,
trasladando sus saldos a la cuenta Resultado del ejercicio.
·
Asiento de cierre: es un registro formal técnico,
cuya única finalidad es cerrar todas las cuentas que mantengan saldo al
finalizar cada ejercicio. Mediante esta técnica se cargan todas las cuentas que
mantengan saldo acreedor, por el importe de su saldo, y se abonan todas las que
lo mantengan deudor. Este asiento es el inverso del asiento de apertura del
siguiente ejercicio.
Asientos
por su forma
Los
asientos por su forma son aquellos registros que se exponen en comprobantes de
diario con la finalidad de reflejar el número de cuentas que intervienen en una
transacción, y se clasifican en asientos simples y compuestos.
Los asientos simples o sencillos. Son aquellos registros que
se exponen en comprobantes de diario, donde intervienen únicamente dos cuentas,
una que se carga y la otra que se abona.
Los asientos compuestos o dobles. Son aquellos que se exponen
en comprobantes de diario donde intervienen necesariamente más de dos cuentas,
sin límite.
Origen
de las Cuentas
Categorías Contabilidad General
El
balance de una cuenta esta supeditado a la partida que comprende y su
incidencia en los recursos que la empresa utiliza para sus operaciones
normales, se colocan del lado derecho (crédito) aquellas que aumentan el
capital de una entidad, cuyo primer registro se realiza del lado derecho,
aumenta del lado crédito y disminuye del lado débito, como son:
ü El
crédito externo (suplidores),
ü Crédito
interno (capital de los dueños)
ü Los
ingresos generados por el intercambio de los bienes adquiridos o productos.
Las
cuentas que presentan un balance en el lado izquierdo (débito) son aquellas que
disminuyen el capital, cuyo primer registro se realiza del lado izquierdo,
aumentan del lado débito y disminuyen del lado crédito, como son:
ü La aplicación
de recursos al adquirir las unidades de activos
ü Al
sacrificar (costos) los recursos para producir un bien tangible o intangible
ü El
reconocimiento de la partida de los gastos generales y administrativos y gastos
financieros.
La
Cuenta y Sus Elementos
¿QUE ES UNA CUENTA?
La forma más simple para iniciar
el aprendizaje de los registros contables es mediante el esquema de la T. sus
partes son:
Nombre de la cuenta.
- lado
izquierdo: se
conoce como debito, cargo o debe.
- lado
derecho: se
conoce como crédito, abono, o haber.
- la diferencia entre los dos
lados se llama saldo, que puede ser de naturaleza débito o crédito.
4.
Para
obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran en un lado y las
disminuciones o reducciones en el lado opuesto.
CLASIFICACION DE LAS CUENTAS
Las cuentas se clasifican:
1)
reales o de balances,
2)
nominales o de resultado
3)
cuentas de orden o de memorando.
Cuentas reales o de Balance:
Son aquellas que representan
bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio.
También puede afirmarse que son aquellas que forman parte de la ecuación
contable, tiene duración permanente y su saldo siempre representa un valor
tangible.
Se
subdividen en cuentas del activo, del pasivo y del patrimonio.
v
Son cuentas del activo: caja, bancos, deudores, inventarios de mercancías
maquinaria y equipo, construcciones y edificaciones, entre otras.
v
Son cuentas del pasivo: obligaciones financieras, cuentas por pagar,
proveedores, IVA, retención en la fuente, entre otras.
v
Son cuentas del patrimonio: capital social, reservas, utilidades, pérdidas,
entre otras.
Cuentas Nominales o de Resultado
Son las que tienen su origen en
las operaciones del negocio, determinando aumentos o disminuciones en
patrimonio en razón de utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio
contable.
Se denominan también transitorias
porque su duración llega hasta las terminaciones de cada ciclo contable,
momento en que debe cancelarse o saldarse.
A este grupo pertenecen los
ingresos operacionales, los gastos operacionales de administración o de venta,
etc.
También
son de este grupo las cuentas de costos de venta o fabricación, los ingresos no
operacionales y los gastos no operacionales.
v
Son cuentas de ingreso: comercio al por mayor y al por menor, las
devoluciones en ventas, arrendamientos, otras ventas, servicios, entre otras.
v
Son cuentas de gastos: gasto de personal, impuestos, financieros,
depreciación, honorarios, servicios, entre otras.
v
Son cuentas de costo: las compras de mercancías, las devoluciones
en compras, comercio al por mayor y al por menor, entre otras.
Cuentas
de orden o de memorando
Son aquellas que figuran en el
balance general, pero representan bienes de propiedad de terceros que con
intervención de la empresa prestan servicios especiales, como mercancías
recibidas en consignación, valores en custodia, entre otras.
PLAN UNICO DE CUENTAS
Con el fin de tener un registro
uniforme de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes,
transparencia de la información contable y lograr una mayor claridad y
confiabilidad al evaluar la situación y evolución de los diferentes sectores
económicos, en Colombia opera el plan único de cuentas (PUC) para comerciantes,
que es obligatoria aplicación desde 1995 para todas las personas
naturales u jurídicas a llevar contabilidad.
Inicialmente establecido con el
decreto 2195 de 1992, al PUC se le han efectuado varias modificaciones
reglamentadas por los decretos 2650 de 1993, 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95 de
1997.
La estructura del PUC es:
- Catálogo de cuentas.
- Descripciones.
- Dinámicas.
Catálogo de cuentas: contiene la relación ordenada y
clasificada de las clases, los grupos, las cuentas y las subcuentas
correspondientes a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costo de
ventas, costo de producción y cuentas de orden, identificadas con un código
numérico.
Su codificación estructurada con base en
niveles así:
El primer digito indica la
|
Clase
|
Los dos primeros dígitos indican
el
|
Grupo
|
Los cuatro primeros dígitos
indican la
|
Cuenta
|
Los seis primeros dígitos indican
la
|
Subcuenta
|
A partir del séptimo digito
indica
|
Auxiliares
|
Dinámica y descripción de las
cuentas.
Expresan o detallan los conceptos
de las diferentes clases, los grupos y las cuentas incluidas en el catalogo e
indican las operaciones que deben registrarse en cada una de las cuentas.
Dinámica: señalan
la forma en que deben utilizarse las cuentas y realizarse los diferentes
movimientos contables que las afectan.
MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS
Según la clase a la que pertenecen las cuentas
presentan un movimiento, el cual veremos a continuación.
CUENTAS DE ACTIVO
|
CUENTAS DE PASIVO
|
|||
DEBE
|
HABER
|
DEBE
|
HABER
|
|
Aquí empiezan
y aumentan
|
Aquí
disminuyen
|
Aquí
disminuyen
|
Aquí empiezan aumentan
|
|
SALDO DEBITO
|
SALDO CREDITO
|
|||
CUENTAS DE PATRIMONIO
|
CUENTAS DE INGRESOS
|
|||
DEBE
|
HABER
|
DEBE
|
HABER
|
|
Aquí
disminuyen
|
Aquí
empiezan y aumentan
|
Aquí
disminuyen
|
Aquí
empiezan y aumentan
|
|
SALDO CREDITO
|
SALDO CREDITO
|
|||
CUENTAS
DE GASTOS Y COSTOS
|
||||
DEBE
|
HABER
|
|||
Aquí
empiezan y aumentan
|
Aquí
disminuyen y se cancelan
|
|||
SALDO DEBITO
|
||||
Para poder darle un movimiento
práctico a las cuentas necesitamos de una herramienta indispensable para poder
realizar un buen registro de las operaciones comerciales. Esta herramienta
es La partida Doble.
L A PARTIDA DOBLE
Todas las operaciones o
transacciones contables se asemejan a una balanza en que cada lado debe tener
como mínimo dos anotaciones; una del lado izquierdo de la
cuenta T y otra en el lado derecho de la cuenta T, por
igual valor para que no exista un desequilibrio.
Este hecho es conocido como el
principio de la partida doble mencionada anteriormente.
Es importante tener en cuenta
cada registro de una operación contable debemos cerciorarnos que los valores del debe sean iguales a
los valores del haber.
ACTIVIDADES DE APROPIACION.
A. CONCEPTUALICE
1. Cuenta.
2. Código.
3. Activo.
4. Pasivo.
5. Patrimonio.
6. Ingreso.
7. Gastos.
8. Costos.
9. Bienes.
10. Derechos
11. Esquema
B. ¿Cuál es la diferencia entre las cuentas reales y
las de resultado?
C. ¿Con que intención el gobierno estableció el plan
único de cuentas para los comerciantes?
D. ¿Qué utilidad nos presenta la partida doble?
E. Realizar las descripciones y la dinámica a alas
siguientes cuentas: caja, bancos, nacionales, clientes, proveedores,
mercancías, costos y gastos por pagar, comercio por mayor y menor, de
mercancías. Gastos de personal, honorarios (gasto), capital persona natural,
servicios (ingreso).
Diseñe un cuadro donde aparezcan las siguientes
palabras y diga a que pertenece: clase, grupo, cuenta, subcuenta o auxiliar.
F. Caja, disponible, cuentas por
pagar, banco de Colombia, costos y gastos por pagar, la 14, pagares, muebles y
enseres, gastos bancarios, devolución en ventas, compras, Agrícola de seguros,
utilidad de ejercicio, líneas telefónicas, arrendamientos Moncada.
Frente a cada una de las cuentas que se relacionara
a continuación, escriba una A si pertenece al activo,
una P si pertenece al pasivo, una Pt si
pertenece al patrimonio, I si pertenece a los ingresos, G si
pertenece a los gastos y una C si pertenece a los costos.
RAYADO Y UBICACIÓN DE LAS CUENTAS
Toda
cuenta significa la anotación de valores monetarios que una empresa o persona
realiza. Entonces lo dicho anteriormente debe estar registrado en una cuenta
según corresponda para ello debemos hacer uso del rayado de la cuenta cuya
forma se asemeja a la letra T, en la parte superior de la cuenta se registra el
nombre de la misma dividiéndose esta en dos partes.
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