Documentos Mercantiles

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo con la correspondencia.

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.

Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.

En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:

1. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
2. Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales: puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado.

Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas que:

" Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban" :

a.    Con documentos públicos.

b.    Con documentos privados.

c.    Con facturas aceptadas.

d.    Con telegramas.

e.    Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para:

·         Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

·         Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.

Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

1.    Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.

2.    Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.

Clasificación De Los Documentos.

Documentos Negociables.

A continuación, se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la práctica de la contabilidad.

1.    Letra de Cambio

2.    Pagares

3.    Cheques

4.    Recibos

5.    Facturas

6.    Vales

7.    Notas de Remisión

8.    Nota de Abono

9.    Nota de Crédito

Necesidades E Importancia De La Documentación Mercantil

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

Notas De Débito Y Crédito.

Las notas de débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectiva cuenta.

Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en el que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Nota crédito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Los casos que dan origen a la nota de crédito incluyen: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, corrección de errores por exceso de facturación. La nota de crédito disminuye la deuda o el saldo de la cuenta respectiva.

Nota De Abono

Una nota de abono (anotación en el haber contable), consiste en una forma o carta enviada por un vendedor a un comprador, indicando que una cierta cantidad ha sido acreditada a la cuenta del comprador.

La nota de abono se emite en varias situaciones para corregir un error, como cuando (1) una cantidad de la factura es exagerada, (2) la tasa de descuento correcta no se aplica, (3) los bienes se estropean dentro del período de garantía, o (4) lo artículos no cumplen con las especificaciones del comprador y se devuelven.

También puede ser un documento bancario emitido a un depositante para indicarle que ha recibido o va a recibir una cierta cantidad.

La compra y la venta de mercancías son muy comunes en el día a día, y de la misma manera, las devoluciones de bienes son también una cosa muy usual hoy en día. Las notas de Débito y de abono se utilizan mientras que la devolución de bienes se realiza entre dos empresas. La nota de débito es emitida por el comprador, en el momento de devolver las mercancías al vendedor, y el vendedor emite una nota abono para informar que ha recibido las mercancías devueltas.

Nota de Remisión

Una nota de remisión.

Una nota de remisión es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la otra. Es importante destacar que no tiene el mismo valor que una factura, si no que actúa como un comprobante de que los artículos han sido entregados por una parte y recibidos por la otra. Es un documento que sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De hecho, sólo puede tener validez cuando la parte que recibe la mercadería firma en conformidad dicha nota que extiende la parte que entrega.

La nota de remisión para que tenga valor legal, tiene que poseer algunos datos claves acerca de la entrega de artículos o productos. Principalmente, el nombre de aquella empresa que está entregando los productos (que además los ha vendido a la otra parte, y por tanto se denomina parte “acreedora”), el lugar donde se efectúa la entrega (calle, ciudad, código postal, estado o distrito, país), fecha completa (día, mes, año) en la cual se está concretando la operación, y datos de quien recibe la mercadería (que se denomina parte “compradora” o “deudora” en caso que los productos no hayan sido todavía abonados).

Luego, se deberá describir los productos vendidos y que están siendo entregados, cantidad de cada uno de ellos, breve descripción del producto, para que luego el comprador pueda realizar la verificación de que lo remitido coincide con el pedido entregado. Puede o no llevar sello de pago efectuado, o en su defecto, aclarar que los productos serán abonados mediante cuenta corriente entre las partes que actúan en la transacción.

La nota de remisión puede ser extendida ante la compra-venta de cualquier tipo de producto, desde alimentos hasta muebles. Para el comprador tiene la función de luego poder controlar o constatar que lo especificado en el documento es lo que realmente se encuentra en los bultos que han sido entregados físicamente, y que han sido facturados (y cobrados o serán cobrados). Por otra parte, para el vendedor tiene la función de contar con un documento donde el comprador ha recibido de manera conforme la mercadería.

Puede conocerse con otras denominaciones, otros nombres, como “remito” a secas, guía de entrega o de despacho, y nota de entrega, dependiendo en general del lugar donde nos encontremos.

Vale

Un vale es un documento administrativo, por medio del cual un sujeto señala por escrito haber recibido objetos o dinero en calidad de préstamo. Es utilizado como promesa de pago, a través del cual el deudor contrae un compromiso de pago con su acreedor, sobre cierta cantidad de dinero, en el lugar y fecha que se estipule en el mismo documento. Un vale debe contener: fecha, nombre del deudor, nombre del acreedor, cantidad de objetos o dinero que se presta, datos de los objetos dados en préstamo, incluyendo el estado físico en que se encuentren; finalmente la firmas de los involucrados.

Las formas de giro de los vales son:

• A fecha fija: ocurre cuando se establece en el vale, la fecha de vencimiento en un dia especifico.
• Acierto plazo de la fecha de giro o emisión: en este caso el vale se vence luego de pasado el tiempo desde la fecha de emisión, según lo pactado.

En las empresas cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o mercancía que no haya en existencia en la compañía; o porque desea un adelanto sobre su salario, se elabora un “vale de caja”. Este vale debe llevar: fecha, cantidad en número y letra, explicación clara sobre el concepto, firma de autorización, rúbrica de quien recibe el dinero.

De igual manera, el término vale es utilizado como documento comercial para el pago de un producto o servicio. Puede representar la cancelación total o parcial del monto a pagar. Lo común es que los establecimientos comerciales, brinden vales a sus clientes para captar su lealtad hacia ellos. En este caso existen tres clases de vale:

1. Vale del fabricante: es un método de promoción muy adecuado para incluir nuevos productos en el mercado. Los clientes están prestos a probar productos nuevos si el precio es menor que el recomendado, muchos establecimientos aceptan el descuento propuesto por el fabricante cuando un cliente libera un vale.
2. Vale del distribuidor: es un mecanismo de promoción que benefician a aquellos clientes que ya compraban el producto. El minorista los emite para conservar a esos compradores y lograr un incremento en el gasto por compra.
3. Vale de despensa: es una asistencia que se le otorga a los trabajadores por parte de la empresa. Estos vales son sustituidos en los automercados por bienes de consumo.

Facturas

LA FACTURA

La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y condiciones. La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de los bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite:

• Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor.
• Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una obligación, para el comprador.
• Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías y cuentas por cobrar.

El Recibo

EL RECIBO

El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.

Existen varios tipos de recibos, entr las más importantes tenemos los recibos de:

• Recibo de Caja de Ingreso.
• Recibo de Caja de Egreso.
• Recibo de Alquiler.
• Recibo de Depósito en cuenta corriente.
• Recibo de Depósitos en garantía.
• Recibo de Depósitos en custodia.
• Recibo de Depósito a plazo fijo.
• Recibo de Depósito judicial.

RECIBO DE CAJA DE INGRESO

Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.

El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los mismos.

La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Número del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisión.
7. Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme.

RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO

Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa.

El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad.

La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Lugar y fecha de emisión.
6. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme.
7. Firma del beneficiario.

RECIBO DE ALQUILER

Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa, por el dinero que recibe del inquilino.

El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:

RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE

Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros automáticos que todo el banco tiene este servicio.

RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO

Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depósito que puede ser de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que reconoce el Banco.

En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés.

El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más intereses.

RECIBO DE DEPÓSITOS EN GARANTÍA

Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores, títulos de propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento.

RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA

Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que serán devueltas al término del tiempo establecido previo pago de una comisión.

RECIBO DE DEPOSITO JUDICIAL

Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.

El Cheque

EL CHEQUE

El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos.

Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.

CARACTERISTICAS DEL CHEQUE

El cheque tiene las siguientes características:

• El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar cheques en virtud de una apertura de crédito.
• El cheque se puede girar por dos modalidades:
  
  
• Al portador.
• Nominativa. Es decir, a la orden de una persona natural o jurídica.

FORMATO DE UN CHEQUE

Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:

En la emisión de cheques se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Cantidad en cifras.
2. Fecha de emisión del cheque.
3. Nombre del beneficiario.
4. Cantidad en letras.
5. Firma del girador o librador.
6. Número del cheque.
7. La clave o número de cuenta.

El Pagare

EL PAGARE

El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.

El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:

• Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.
• No pueden ser girado a la vista sino:

ü  A días o meses fecha.

ü  A fecha fija.

Los pagarés pueden ser de diferentes tipos:

1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.
2. Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.
3. Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc.
4. Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento.
5. Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías mencionadas. Como, por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias.

FORMATO DE UN PAGARE

El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo:

Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera:

1. Importe en cantidad de la deuda.
2. Nombre completo del deudor.
3. Fecha de vencimiento de la obligación.
4. Nombre del beneficiario o acreedor.
5. Importe literal.
6. El porcentaje de interés ordinario.
7. El porcentaje de interés penal en caso de mora.
8. Nombre del garante.
9. Fecha de emisión del pagaré.
10. Firma del deudor.
11. Firma del garante.

Letra de Cambio.

LETRA DE CAMBIO.

La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o jurídica dirigida a otra persona también natural o jurídica, con el objeto de exigir que ésta efectué el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.

MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO.

Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de:

• A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo día de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta práctica.
• A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es decir la fecha en que "ha visto" el aceptante y firmado el compromiso de pagaría.
• A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año civil, es decir computando los días que tiene cada mes.
• A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra de cambio.

MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO.

La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:

El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:

1. Valor o importe de la letra de cambio en números.
2. Fecha de emisión de la letra de cambio.
3. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa.
4. Plazo o fecha de vencimiento.
5. Letra o Única.
6. Nombre del beneficiario.
7. Valor de la letra en forma literal.
8. Recibido.
9. Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono.
10. Firma del acreedor.