Origen
de la contabilidad
La Contabilidad se remonta desde
tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y
controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la
información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que
en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se
derivaban del intercambio comercial.
El inicio de la literatura
contable queda circunscrito a la obra del franciscano Fray Luca Paccioli de
1494 titulado “La Summa de Arithmética, Geometría Proportioni et
Proportionalitá”, en donde se considera el concepto de partida doble por
primera vez.
Actualmente, dentro de lo
que son los sistemas de información empresarial, la contabilidad se erige como
uno de los sistemas más notables y eficaces para dar a conocer los diversos
ámbitos de la información de las unidades de producción o empresas. El concepto
ha evolucionado sobremanera, de forma que cada vez es mayor el grado de
“especialización” de ésta disciplina dentro del entorno empresarial.
Definición
La contabilidad es una técnica
que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de
un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los
gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el
curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos
datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente
de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales,
entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la
empresa.
Objetivos
de la contabilidad
Proporcionar información a:
Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor
de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por el negocios.
Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con
base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o
público. Para ello deberá realizar:
- Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados
a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
- Clasificar operaciones registradas como medio para obtener
objetivos propuestos.
- Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada
y razonada.
Con relación a la información
suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno
financiero:
Administrativo: ofrecer
información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la
administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de
operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de
cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.
Financiero: proporcionar
información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente,
fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad
histórica.
La contabilidad es de gran
importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control
de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor
productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios
aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de
carácter legal.
Se entiende por Teneduría de
Libros como el proceso rutinario de registrar, clasificar y resumir la
información de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa. Por
consiguiente, se pueden llevar las anotaciones con el mayor orden y claridad
posible.
Diferencias
entre contabilidad y teneduría de libros
- Analizar y valorar los resultados económicos.
- Agrupar y comparar resultados.
- Planificar y sintetizar los procedimientos a seguir.
- Controlar el cumplimiento de lo programado.
En tanto que, la teneduría de libros se ocupa de:
- Recabar, registrar y clasificar las operaciones de empresa.
- Narrar en forma escrita los hechos contables.
- Ejecutar las tareas según los procedimientos preestablecidos.
- Esta bajo control y supervisión del contador.
Principios
y procedimientos contables
Principios
Contables:
Los principios contables se refieren a conceptos
básicos o conjuntos de proposiciones directrices a las que debe subordinarse
todo desarrollo posterior. Su misión es la de establecer delimitaciones en los
entes económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la
presentación de la información financiera.
Los principios de la contabilidad se establecieron
para ser aplicados a la denominada contabilidad financiera y, por extensión, se
suelen aplicar también a la contabilidad administrativa. La contabilidad
administrativa se planeará de acuerdo a las necesidades o preferencia de cada
empresa, la cual podrá imponer sus propias regulaciones. La contabilidad
financiera deberá planearse para proporcionar información cuantitativa,
comparativa y confiable a sus usuarios externos.
El manejo de registros constituye una fase o
procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un
proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las
otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad
de los registros de la contabilidad.
De acuerdo con H.A. Finney (1982, p.13-24) expresa
en su libro “Curso de Contabilidad” que los procedimientos contables son:
- Cuentas
- Débitos
y créditos
- Cargos
y créditos a las cuentas
- Cuentas
de activos
- Cuentas
de pasivo y capital
- Resumen
del funcionamiento de los débitos y créditos
- Registros
de las operaciones
- Cuentas
por cobrar y por pagar
- El
diario y el mayor
- Pases
al mayor
- Determinación
de los saldos de las cuentas
- La
balanza de comprobación
Relación
de la contabilidad con otras disciplinas
- Diario
- Inventario
- Mayor
Existen también los llamados “Libros Auxiliares” tales como, el Libro de
Las transacciones comerciales son
aquellas que buscan suministrarnos la información necesaria para llevar un
control más ordenado de las operaciones realizadas en una empresa o negocio.
La forma común de expresar estas
transacciones es a través de las denominadas cuentas “T, las cuales se hacen de forma separada y luego son
llevadas al Diario General.
Primeramente recordemos qué es
importante a la hora de realizar una transacción comercial, como ya se analizó
en el tema del Movimiento de las Cuentas:
1. Determinar una cuenta afectada (nombre). Recuerda que siempre se
afectarán por lo menos dos cuentas: una por el débito y otra por el crédito,
las cuales al sumarse deben tener la misma cantidad.
2. Clasificar la cuenta según su
grupo (activo, pasivo,
capital, ingreso, costo y gasto)
3. Determinar si la cuenta aumenta
o disminuye y anotar en el lado correcto de la cuenta.
A continuación verás una explicación de
los movimientos de algunas cuentas, las principales. El propósito de esto es saber
cuándo hay que registrar una cuenta por el lado débito o por el lado crédito,
según sea el caso. Puedes buscar los tipos de cuentas en esta tabla de
contenido:
Activos.
- Caja: en esta cuenta se registran todas las entradas que tenga la empresa, ya sea en efectivo o en cheque.
Se debita por:
1. Ventas al contado.
2. Inversión adicional del dueño del
negocio en efectivo.
3. Abonos de clientes.
4. Cancelaciones de las facturas por
parte de los clientes.
1. Depósitos al banco de los fondos que
se tiene en caja.
2. Pagos en efectivo.
3. Retiro de efectivo por parte del
dueño.
-Banco: se registran los depósitos y contra los que se van a girar cheques para hacer pagos relacionados con las operaciones del negocio.
Se debita por:
1. Todos los depósitos que se realicen.
1. Cheques girados por pagos efectuados.
-Cuentas por Cobrar: se registran los cargos por las ventas al crédito que se realicen a los clientes.
Se debita por:
1. Ventas al crédito.
1. Abono de los clientes.
2. Cancelación de la deuda o factura.
3. Devoluciones.
Se debita por:
1. Ventas al crédito por medio de letras
o pagarés.
1. Abono a las letras o pagarés.
2. Cancelación de las letras o pagarés.
3. Devoluciones.
-Seguros Pre-pagados: se registra el monto de todas las pólizas de seguro que cubra cualquier riesgo de los activos de la empresa.
Se debita por:
1. Compra de póliza.
2. Renovar o aumentar la póliza.
1. Amortizar la póliza.
2. Disminuir o cancelar la póliza.
-Materiales de Oficina:
Se debita por:
1. Compra de lápices, papel,
engrapadoras, sobres, perforadoras, etc.
2. Inversión adicional del dueño.
1. Devoluciones.
2. Retiros por parte del dueño.
3. Ajustes.
-Equipo de Oficina:
Se debita por:
1. Compra de computadoras, sumadoras,
impresoras, etc.
2. Inversión adicional del dueño.
Se acredita por:
1. Venta del equipo.
2. Retiro por parte del dueño.
3. Devoluciones.
-Terreno:
Se debita por:
1. Compra de lote o finca.
1. Venta del lote.
-Edificio:
Se debita por:
1. Compra del edificio (lugar en donde la
empresa llevará a cabo sus operaciones).
1. Venta del edificio.
-Mobiliario de Oficina:
Se debita por:
1. Compra de escritorios, sillas,
archivadores, estanterías, etc.
Se acredita por:
1. Venta del mobiliario.
2. Retiro por parte del dueño.
3. Ajustes
-Equipo Rodante:
Se debita por:
1. Adquisición de autos, camiones de
carga, etc.
1. Venta del equipo rodante.
2. Retiro por parte del dueño.
3. Ajustes.
Hasta este punto hemos visto los diversos
movimientos que pueden tener algunos activos. Es importante saber a qué nos
referimos al decir “Se debita” o “Se acredita” porque en las cuentas “T”
encontrarás dos lados, uno débito y otro crédito, en los cuales tendrás que
registrar las cantidades según corresponda. Es decir, si una cuenta resultó que
se acredita entonces tendrás que ponerla por lado crédito; si por el contrario
se debita, la pondrás por el débito.
Pasivos.
-Cuentas por Pagar: Son las obligaciones de las
empresas con los proveedores por compras al crédito.Se debita por:
1. Pago de abonos a deudas.
2. Cancelación de deudas.
Se acredita por:
1. Compras de mercancías al crédito.
2. Compra de activos al crédito.
-Tesoro Nacional, ITBMS:
Se debita por:
1. Compra de mercancías o activos que
paguen ITBMS, al igual que la adquisición de servicios y las importaciones
gravadas con este impuesto.
2. Pago de gastos y devoluciones en
ventas.
Se acredita por:
1. Ventas de mercancías, activos o
servicios que paguen ITBMS.
2. Retiro de bienes o mercancías por
parte del dueño del negocio.
3. Devoluciones en compras.
-Documentos por Pagar: se registran obligaciones de la empresa por medio de las cuales se firme un pagaré, letras u otros documentos negociables.
Se debita por:
1. Abono al documento.
2. Cancelación del documento.
Se acredita por:
1. Compras al crédito con la firma de algún documento.
-Préstamos por pagar:
Se debita por:
1. Abonos o cancelación a préstamos.
Se acredita por:
1. Registro del préstamo.
-Hipoteca por Pagar:
Se debita por:
1. Adquisición de alguna posesión para la
empresa con un bien inmueble como garantía.
Se acredita por:
1. Cancelación de la hipoteca.
Capital.
-Capital de…:Se debita por:
1. Ajuste y cierre.
Se acredita por:
1. Aporte inicial del dueño del negocio.
2. Inversión adicional del dueño del
negocio.
-Personal de…:
Se debita por:
1. Retiro de capital (efectivo) por parte
del dueño.
2. Retiro de bienes o valores por parte
dueño del negocio.
Se acredita por:
1. Ajustes y cierre.
Ingresos.
-Ventas:Se debita por:
1. Cierre de la cuenta (estos cierres se
realizan al final del periodo contable).
Se acredita por:
1. Ventas de mercancías al crédito o al
contado.
Costos.
-Compras:Se debita por:
1. Compras de mercancías al crédito o al contado.
Se acredita por:
1. Cierre de la cuenta.
2. Retiro de mercancías por parte del
dueño del negocio.
Gastos
-Todas los gastos
llevan el siguiente patrón: Se debitan por:
1. Pagos o desembolsos en general (luz,
agua, teléfono, salarios, publicidad, misceláneos...)
Se acreditan por:
1. Ajuste y cierre.
Estos son los diversos movimientos que
tienen las cuentas más utilizadas. Es necesario que puedas identificar las
cuentas a la hora de realizar las transacciones, por lo que tendrás que tener
presentes estos movimientos todo el tiempo y saber cómo aplicarlos debidamente,
porque en ocasiones te encontrarás con transacciones que afectarán hasta unas
cinco o seis cuentas y recuerda que siempre al sumar los lados débito y crédito
deben ser iguales.
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